Tips voor een klantspecifiek adviesdossier

Hoe is het gesteld met jouw adviesdossiers? Voldoen ze aan alle eisen van de Wft? Veel adviseurs twijfelen hierover. Natuurlijk hanteren ze software om bijvoorbeeld een klantprofiel te maken en vast te leggen. Maar is dat voldoende? Nee, natuurlijk niet! De software is slechts een hulpmiddel. Het gaat om de verdieping.

Klantspecifiek

Veel adviseurs houden zich krampachtig vast aan de voorgeprogrammeerde vragen en afvinklijstjes die hun adviessoftware hen biedt. De gedachte is: als we deze lijstjes nou afwerken, hebben we aan onze verplichtingen voldaan. Echter, niets is minder waar! Standaard vragen in de adviessoftware zijn slechts een hulpmiddel. Neem bijvoorbeeld het klantprofiel. In beginsel is het klantprofiel vormvrij. Het moet inzicht geven in de situatie van de klant. In elk geval dienen de volgende gegevens aanwezig te zijn: financiële positie, kennis, ervaring, doelstellingen en risicobereidheid, voor zover relevant voor het advies. En het gaat om klantspecifieke informatie! Het slechts afvinken van een vragenlijst kan leiden tot onvolledige informatie die niet klantspecifiek genoeg is.

Oprechte interesse

Het is jouw verantwoordelijkheid als adviseur dat je, samen met de klant, de voor het advies belangrijke informatie verzamelt en vastlegt. De standaard vragenlijst van je adviessoftware kan daarbij natuurlijk wel behulpzaam zijn. Belangrijker is echter dat je doorvraagt en je ervan overtuigt dat je tijdens het gesprek de echt relevante en verifieerbare informatie hebt ontvangen en verstrekt. Als je de inventarisatielijst of klantprofiel van de software gebruikt, vul deze dan aan in de vrije tekstvelden bij de vraag. De essentie van een goed klantprofiel is oprechte interesse in de omstandigheden en de ambities van de klant.

Lang leve de Wft

Pfffff, hoor ik je denken. Wat een gedoe allemaal die Wft. Maar dit is nu juist de kern van het adviseurschap. Als het afvinken van mogelijkheden voldoende zou zijn, dan was je rol als adviseur snel uitgespeeld. Dat is namelijk heel goed te automatiseren en dat kan de klant zelf ook via een adviesrobot. Voor de adviseur 3.0 gaat het nu juist om de verdieping. Het écht inleven in de situatie van de klant. Dat is iets wat een adviesrobot niet kan. Dat is jouw toegevoegde waarde. De human touch! Lang leve de Wft, zou je kunnen zeggen.

› Ook interessant: Handboek voor een passend AOV Advies

Passend advies

Maar veel adviseurs worstelen met die verdieping en het vastleggen daarvan. Het klantprofiel en adviesrapport moeten zo duidelijk zijn dat je als adviseur aan de hand van die informatie kan aantonen  dat het advies passend is. Tijdens het adviesproces is het belangrijk om jezelf doorlopend af te vragen: "heeft mijn klant gekregen wat hij wilde en wat bij hem past?". Het antwoord op deze vraag moet vervolgens uit het klantprofiel (en de bijlagen) te herleiden zijn. Een volledig en actueel klantprofiel is de basis en het advies en de uitgeschreven adviesmotivatie sluiten daarbij naadloos aan. En sluit het advies niet aan, waarom dan niet? Vastleggen!

 

Tips

In de wetenschap dat het niet uitputtend is, heb ik toch een paar tips op een rijtje gezet voor het samenstellen van een klantprofiel en een adviesdossier:

 Zorg voor verdieping bij de inventarisatie, werk niet alleen met afvinklijstjes, maar vraag door;

  1. Verzamel zoveel mogelijk relevante informatie en leg deze zo volledig mogelijk vast in de het dossier;
  2. Als verkregen informatie een belangrijke rol speelt in je advies, controleer dan of de informatie klopt. Verwijs daarbij naar eventuele bijlagen;
  3. Elk advies is maatwerk, dus zorg voor een klantprofiel, advies en motivatie die klantspecifiek zijn. Standaard tekstpassages passen hier niet bij;
  4. Het advies en de motivatie moeten naadloos aansluiten bij de inventarisatie en eventuele bijlagen;
  5. Geef waar mogelijk een cijfermatige onderbouwing en leg deze vast;
  6. Maak bij het vastleggen van je advies in je adviessoftware gebruik van de vrije tekstvelden voor het klantprofiel en adviesrapport en sla daarbij relevante bijlagen op;
  7. Controleer bij ieder vervolggesprek met de klant of het klantprofiel nog klopt.

 

Over MeetingpointAdvies

MeetingpointAdvies helpt financieel adviseurs en verzekeraars verzekeringsproducten te ontsluiten in de overtuiging dat hiermee gezamenlijke kostenreductie en efficiëntie wordt bereikt. Dit doen wij samen met ons eigen MeetingpointAdvies team, een alsmaar groeiend aantal deelnemende verzekeraars en duizenden eindgebruikers. Lees via onderstaande links meer over onze producten:

 

naar het producten overzicht    bekijk alle voordelen

 

 

 

over de auteur.

Wilbert Schellens.

Wilbert Schellens.

Wilbert is adviseur, coach, spreker en trainer voor ondernemers/organisaties in het MKB en de financiële dienstverlening. Als marktexpert schrijft hij zo nu en dan artikelen voor MeetingpointAdvies.

marketing@meetingpointadvies.nl

reacties.